Comunicación interna: Diseña tu propio plan, 3ª edición

SESIÓN 1-. LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EL LIDERAZGO ORIENTADO A LAS PERSONAS

El plan de Comunicación Interna recoge las acciones comunicativas que se van a poner en marcha, dirigidas a las personas que conforman los equipos dentro de la empresa, para lograr:

1. Transmitir mensajes corporativos relativos a la evolución de la empresa.
2. Informar de acontecimientos importantes que tienen lugar dentro de la empresa.
3. Motivar al personal para mejorar su productividad.
4. Facilitar y promover la relación y conexión entre personas y departamentos.
5. Fomentar un buen clima laboral y mejorar el nivel de compromiso de los empleados.
6. Facilitar la gestión del cambio organizacional.

Un Plan de Comunicación Interna debe estar orientado a la CREACIÓN DE CULTURA DE EMPRESA, desarrollando un profundo sentimiento de pertenencia.

 OBJETIVOS:

• Consolidar dinámicas estables a partir de una estrategia a medida del equipo 
• Conocimiento y autoconocimiento del líder y el equipo, mediante la herramienta DISC EXTENDED
• Tomar consciencia de la importancia de la Comunicación para promover, desarrollar y potenciar la ACTITUD y la APTITUD de nuestros equipos
• Cómo gestionar la COMUNICACIÓN para generar esta fórmula: COMUNICACIÓN INTERNA EFICAZ = COMPROMISO + MOTIVACIÓN
• Analizar, reflexionar y trabajar las líneas básicas del Liderazgo y la Comunicación Interna mediante el Feedback Positivo

 CONTENIDOS

• Análisis y reflexión de todos los componentes que inciden y condicionan una adecuada y eficaz estrategia de Comunicación Interna
• Encajar nuestra personalidad en la construcción de un equipo, adecuando la estrategia de comunicación en función de la personalidad y pautas de comportamiento profesional que definan a las personas que componen nuestros equipos
• Reconocer y reconocerse en todo aquello que se realiza desde el compromiso y la proactividad.
• Analizar los retos diarios y las actitudes positivas que permiten cumplirlos.
• Dibujar la figura del gestor de equipos «ideal» a partir de aportar aspectos positivos, talentos, habilidades y actitudes y, a la vez, encontrar caminos de mejora.
• La COMUNICACIÓN INTERNA es el cemento que cohesiona los aspectos clave que definen un equipo:
  • CONFIANZA
  • COORDINACIÓN
  • COMPROMISO
  • COMPLEMENTARIEDAD

• La importancia de la Comunicación Interna en un Liderazgo orientado a las personas
• Cómo gestionar este Liderazgo desde la práctica del Feedback Positivo 

SESIÓN 2-.COMO DISEÑAR UN PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA

Sentimiento de pertenencia, interés por el trabajo, competitividad, productividad… Estas son solo algunas de las ventajas de una buena Comunicación Interna

Estrechar vínculos no solo mejora las relaciones personales de los trabajadores, sino que también incide en las laborales.

Por ello, establecer un Plan de Comunicación Interna se vuelve una necesidad prioritaria en cualquier empresa.

La Comunicación Interna es esencial para que la compañía comparta la misma misión, visión, valores y objetivos.

Además, se trata de un aspecto clave para poder crear un buen clima laboral y evitar malentendidos y pérdida de talentos.

La teoría parece muy clara, pero ¿la práctica? EN ESTE PROGRAMA TE DAMOS LAS CLAVES PARA ELABORAR UN PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA PASO A PASO, utilizando como referencia CASOS REALES DE ÉXITO EN IMPORTANTES COMPAÑÍAS.

 OBJETIVOS:

Establecer una metodología para el diseño del Plan y analizar los diferentes modelos y herramientas en la empresa, a partir de recorrer una serie de pasos, que nos van a permitir consolidar el funcionamiento de este, una vez implantado en la organización.

Y, por supuesto, sin perder de vista el verdadero objetivo de un buen Plan de Comunicación Interna:Favorecer la distribución de la información

• Compartir el conocimiento entre todos los niveles de la organización
• Reforzar las vías de comunicación entre empresa y colaborador
• Fomentar el sentimiento de pertenencia
• Y con todo ello generar un buen clima laboral. 

CONTENIDOS:

5 PASOS PARA ELABORAR EL PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA DE TU EMPRESA

1. Analiza la situación. Indicadores.

Para poder fijar unos objetivos concretos y lanzarnos a planificar la Comunicación Interna es preciso realizar un análisis global de la situación en la que se encuentra la empresa, en especial, a nivel de Comunicación.

2. Establece objetivos reales

Una vez obtenida la información, es importante saber cómo se va a implantar. Es decir, con qué cometido vamos a llevar a cabo el Plan de Comunicación interna. Se comunicarán los objetivos establecidos al equipo humano; con el propósito de ofrecer toda la información necesaria y que ellos sean conscientes de todo el proceso.

3. Planifica tu estrategia

Una vez realizado el análisis de la compañía, y determinados los objetivos, debemos pensar cómo vamos a conseguirlo: qué estrategia seguiremos y las acciones concretas que llevaremos a cabo para ello. Además, habrá que planificar los canales: ¿a través de qué herramientas vamos a desplegar el plan de comunicación?

4. Puesta en marcha. Metodologías de Implantación

Una vez completados los pasos anteriores, podemos poner en marcha el Plan con las acciones pertinentes.

De nuevo, subrayar la importancia de la comunicación. Todos los equipos han de conocer los objetivos, la razón del nuevo Plan, la mecánica de la puesta en marcha y lo que se espera de ellos.

5. Monitorización y seguimiento

Por último, con el fin de garantizar su funcionamiento, es preciso realizar un seguimiento y una evaluación. Tan importante es planificar el Plan de Comunicación y llevarlo a cabo, como analizar sus resultados. Saber si se están cumpliendo los objetivos y, por tanto, si hay que realizar o no modificaciones.

SESIÓN 3-. LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LA GESTIÓN DE PROCESOS DE AGILIDAD

En tu proyecto personal y profesional, ¿eres pasajero o conductor?

Vamos a trabajar la Agilidad como protagonista de la eficiencia de tu equipo y agente de cambio en tu empresa.

Según el último estudio de la Boston Consulting Group, las transformaciones en las organizaciones no están siendo eficientes en un 80 %, debido a que no se tiene en cuenta la cultura de estas.

En esta sesión reflexionaremos sobre la velocidad de cambio de las organizaciones, en cómo podemos ser más ágiles de una manera muy sencilla, sin inversión y todo ello convirtiendo al personal en impulsor un nuevo modelo de trabajo eficiente, a partir de la eficaz implantación del proceso de Comunicación Interna, como vehículo transmisor y conector de las tareas, los equipos y las personas.

 OBJETIVOS

La Metodología Agyle nos va a permitir adaptar la forma de trabajo a las condiciones del proyecto, consiguiendo flexibilidad e inmediatez en la respuesta para amoldar el proyecto y su desarrollo a las circunstancias específicas de un entorno, que cambia a gran velocidad.

Por eso, adaptarse a dichas variaciones se convierte en un aspecto clave para desarrollar las metodologías ágiles en las estrategias de la compañía.

Las metodologías ágiles deben basarse en la adaptación al cambio y la predisposición que esto supone para los trabajadores.

Este cambio también influye en las personas, las cuales participarán en un ambiente de trabajo más colaborativo y con una comunicación que destaca por la transparencia y la claridad.

El desempeño de roles es más dinámico, se interrelacionan disciplinas entre sí, los equipos se autoorganizan.

Una vez más, una adecuada dinámica de Comunicación Interna permitirá la implantación de esta eficaz metodología

CONTENIDOS 

En el transcurso de esta sesión vamos a realizar un entrenamiento de habilidades y competencias ágiles:

• Punto de partida: análisis y diagnóstico sobre la Agilidad
• Planificación Ágil (objetivos y acciones)
• Priorización: Matriz: Medir la capacidad y el impacto
• Comunicación ágil. Reuniones Eficaces.

 Trabajar de forma transversal  Soft- skills Agilidad

• Liderazgo Ágil
• Toma de decisiones ágiles
• Flexibilidad y adaptabilidad
• Comunicación Ágil
• Gestión del cambio

SESIÓN 4-. HERRAMIENTAS PARA UNA EFICAZ COMUNICACIÓN INTERNA HÍBRIDA.

Una importante reflexión de inicio: Las herramientas no funcionan solas.

Debemos capitalizar los recursos disponibles con un eficaz uso de estos.

En esta cuarta sesión, realizaremos una selección de diversas herramientas digitales para ser utilizadas eficazmente en un contexto Híbrido, siempre teniendo en cuenta:

• PORQUÉ elegimos la herramienta
• CÓMO la vamos a utilizar
• QUIÉN la va a utilizar

Una segunda reflexión para continuar:

Con gran parte de la población trabajando desde casa y modelos de trabajo flexibles e híbridos a la vuelta de la esquina, se hace imperativo conocer y probablemente cambiar la metodología de Comunicación Interna a la que estábamos acostumbrados y comenzar a pensar cómo comunicarnos de una manera híbrida y cómo mantener la cultura y unión de una empresa cuando no hay un lugar común donde estén todos los colaboradores.

OBJETIVOS

Para empezar, es importante volver a recordar cuáles son los objetivos de la Comunicación Interna:

• Lograr que haya una comunicación eficiente entre todos los integrantes de la empresa.
• Conectar a los directivos con todos los empleados de la compañía y viceversa.
• Evitar los mensajes erróneos que se dan por canales de comunicación informales.
• Establecer métodos y procesos comunes a toda la compañía

A estos objetivos genéricos, añadimos cono específico, la necesidad de digitalizar todos aquellos procesos que sea posible en la Estrategia de Comunicación Interna, con el fin de optimizar al máximo los canales de comunicación y adaptarlos a las necesidades actuales 

CONTENIDOS 

Hemos seleccionado una serie de herramientas digitales.

A partir de un caso práctico, las iremos proponiendo, a la vez que practicaremos con todas ellas para conocer su operativa de forma práctica y, de esta manera, facilitar la elección en cada caso y cada empresa en la que estén trabajando los participantes:

A modo de ejemplo, trabajaremos una selección entres estas herramientas:

• PLATAFORMAS DE COMUNICACIÓN DIGITAL – SLACK
• MICROSOFT TEAMS
• FLEEP: Tipo de herramienta: mensajería, archivos compartidos, gestión de tareas
• TROOP MESSENGER: Tipo de herramienta: comunicación y colaboración
• YAMMER – Tipo de herramienta: red social empresarial
• AI – Tipo de herramienta: colaboración basada en la nube
• ZOOM – Tipo de herramienta: comunicación de video interna y externa
• TRELLO- Facilita a los equipos la gestión de proyectos y tareas

CONSEJOS PARA UNA COMUNICACIÓN EFECTIVA EN EQUIPOS REMOTOS

SELECCIONA UNA HERRAMIENTA DIGITAL QUE TE PERMITA VISUALIZAR Y GESTIONAR EL FLUJO DE TRABAJO DE TU EQUIPO:

• Puede ser una tabla de control compartida o una herramienta para la gestión de proyectos.
• Alienta a los miembros de tu equipo a comunicarse con sus líderes y compañeros: esto les permitirá solucionar dudas o hacer comentarios con respecto a sus labores.
• Promueve la adecuada utilización del estado en las aplicaciones de mensajería instantánea: esto les permite a todos los miembros definir si se encuentran disponibles para responder mensajes de manera inmediata.
• Agenda reuniones periódicamente con los miembros de tu equipo: en ellas podrás realizar seguimiento y dar retroalimentación a cada

SESIÓN 5-. AUDITORÍA Y SEGUIMIENTO DE LA COMUNICACIÓN INTERNA

Las personas son el activo más importante de las organizaciones ya que gracias a su talento, actitud y know how permiten su desarrollo y expansión. Sin embargo, estas personas para ser efectivas en sus aportaciones demandan un efectivo sistema de Comunicación Interna.

Los errores en los procesos, protocolos y políticas de comunicación, la omisión o ineficiencia de canales internos, los mensajes poco impactantes, mal diseñados suponen un despilfarro, además, pueden generan confusión interna.

Una mala gestión de la Comunicación Interna afecta al desempeño y repercute en la productividad del negocio. De ahí, la importancia de auditar las comunicaciones para garantizar su impacto.

OBJETIVOS

En esta sesión plantearemos un método para desarrollar eficazmente una auditoria del proceso de Comunicación Interna puesto en marcha en nuestra compañía.

El primer objetivo se basará en tener una respuesta clara y contundente a esta pregunta:

¿Por qué debe realizarse una auditoría de comunicación interna?

La respuesta es contundente: para tener evidencias de la eficacia y el impacto de esas comunicaciones.

CONTENIDOS

Razones para realizar una auditoría de comunicación interna

Sus beneficios están avalados por razones estratégicas, de eficacia organizativa y económicas.

RAZÓN ESTRATÉGICA:

El área de Comunicación Interna puede cumplir una función preventiva y alineadora.

Ayuda a gestionar y anticiparse a los cambios. ¿Cómo? adelantándose respecto a los problemas, expectativas y necesidades a cubrir en materia de comunicación. Así mismo, puede alinear al personal con los objetivos del negocio ayudando a la empresa a alcanzar su visión. 

RAZÓN EFICACIA ORGANIZATIVA:

El área de comunicación puede cumplir una función integradora entre áreas y equipos garantizando el cumplimiento de los objetivos.

Ayuda a la empresa a ser más eficaz y competitiva consiguiendo la colaboración y entendimiento de las diferentes áreas que la componen.

RAZÓN ECONÓMICA

El área de Comunicación Interna, como cualquier otra área, debe ser rentable.

Como función estratégica precisa de un presupuesto y de unos recursos que deben generar resultados demostrables. Por tanto, todos sus proyectos y acciones deben medirse con indicadores, los cuales se construyen desde el inicio del plan, en base a unos objetivos.

FASES DE LA AUDITORIA

Simplificando y acotando las fases de implementación, establecemos que el proceso de auditoría de comunicación interna suele tener 3 fases.

1. FASE DE PREPARACIÓN

Incluye todas las reuniones o sesiones estratégicas con el equipo de apoyo. Esta fase se inicia con la reunión de apertura de la auditoría.

En esta fase se prepara el proyecto o plan de auditoría de Comunicación Interna.

Este plan deberá presentar todas las actividades en una línea del tiempo, además del alcance, procesos, áreas o proyectos que serán auditados.

Las sesiones de trabajo que serán varias, se concretan:

• Objetivos
• Equipo de trabajo y de apoyo
• Recursos disponibles
• Aspectos que serán auditados
• Metodología y diseño de herramientas
• Calendario de trabajo y plazos

2 FASE DE EJECUCIÓN

Implica la puesta en marcha, la campaña informativa y el trabajo de campo.

Básicamente, se recopila información y se realiza un seguimiento de tareas e hitos planificados en el calendario. Supone la gestión y resolución de incidencias y la generación de informes de seguimiento.

3. FASE DE INFORME

Después de concluida la ejecución de la auditoría el equipo de trabajo se reúne para revisar las áreas problemáticas, las evidencias y para determinar las recomendaciones para corregir problemas y desviaciones. Todo ello se plasma en el informe final.

La sección de “Recomendaciones” para la mejora del sistema de comunicación debe ser:

POSITIVA: Poner el foco en las fortalezas, de modo que los aspectos positivos de la organización pueden ser aplicados en las áreas o procesos ineficaces.

BREVE: Directa y breve en las recomendaciones. Debe señalar las acciones deben ser implementadas para optimizar o mejorar las comunicaciones internas.

CLARA: Sobre las debilidades, amenazas y todos los aspectos que no están en conformidad con los estándares establecidos.